Effectieve interne communicatie en dialoog

Wat wij doen

Wij houden ons bezig met:

• Vraagstukken in interne communicatie en rond interactiepatronen helpen oplossen
• Dialoogprocessen helpen organiseren, inrichten en/of begeleiden
• Constructieve samenwerking en communicatie in ketens en netwerken tot stand helpen brengen.

Effectieve interne communicatie

Communicatie zou begrip, verbinding en samenwerking moeten stimuleren. Maar de uitkomst van communicatieprocessen is in de praktijk vaak onbegrip, een herhaling van zetten of zelfs conflict. Dat geldt voor interne communicatie in organisaties, maar ook in ketens en netwerken van organisaties en tussen belanghebbenden in gebieden. Deze pagina geeft een aantal handvatten en best practices uit onze praktijk.

3 best practices in communicatie

Een beperkt aantal basisprincipes in de dynamiek van actie en reactie in mensen heeft grote invloed op het effect van communicatie. Communiceren kan effectiever als je hier rekening mee houdt. In de onderstaande 3 filmpjes worden de principes en de valkuilen die ze meebrengen, heel helder uitgelegd:

1. Herken en benut het principe van druk en tegendruk

2. Wees je bewust van je assumpties en de sturende werking daarvan in communicatieprocessen

3. Balanceer eigen behoeften en die van anderen

   Debat- en zendmodel frustreren effectieve communicatie
   

   We zijn allemaal getraind in debat en in presenteren, in plaats van in het voeren van een echte dialoog. Al vanaf de lagere en middelbare school leren we de boodschap duidelijk te brengen en met goede argumenten komen. Maar eigenlijk werkt dat vaak juist tegenproductief. Debat voeren is gebaseerd op een zendmodel, terwijl onze veranderende samenleving juist vraagt om vaardigheden in cocreatie en dialoog. Het debatmodel veroorzaakt bovendien vaak spanningen en vastlopende interactiepatronen omdat het is gebaseerd op overtuigen in plaats van luisteren en samen ideeën ontwikkelen.

Label andere mensen positief voor productieve interactiepatronen

Mensen zijn doorgaand met elkaar in gesprek. We delen overtuigingen en beelden met elkaar en creëren zo samen een werkelijkheid. Die gecreëerde werkelijkheid is niet per definitie waar, maar we doen wel alsof die waar is.

• Op deze manier labelen we andere mensen bijvoorbeeld als 'slim', 'incapabel' of 'angstig' en hun gedrag als 'afwijkend', 'rationeel' of 'weerstand'.

• We doen net alsof dat gedrag van de ander buiten onszelf ligt: we creëren een geobjectiveerde werkelijkheid (zie figuur) die vervolgens de manier beinvloedt waarop we met de ander omgaan.

  

• Maar we hebben natuurlijk evengoed zelf invloed op het gedrag van de ander: dat gedrag vindt niet plaats in een vacuüm.

Als we anderen benaderen vanuit negatieve labels, is de kans op contraproductieve interactiepatronen in onze onderlinge communicatie groot. Dat bevestigt onze negatieve labels. Maar als we positieve betekenissen aan een ander toekennen, ontstaat er evengoed een zelfbevestigend beeld. Bijvoorbeeld doordat ons positieve label die ander zoveel zelfvertrouwen geeft dat diegene vanzelf ons beeld gaat bevestigen (Werelden van Verschil, 2006).

Een effectieve dialoog inrichten

Conflicterende opvattingen en vastlopende interactiepatronen maken het vaak lastig om te kiezen voor dialoog als strategie. Maar er zijn handvatten om zelfs bij conflicterende opvattingen tussen groepen die  communiceren volgens een zendmodel tot zinvolle en effectieve dialoog te komen. Onderstaande tabel uit het boekje Gebiedscommunicatie als Cocreatie toont vijf interventiemogelijkheden die effectieve dialoog in zo'n situatie toch mogelijk maken:

Uitleg tabel effectieve dialoog:

1. Inrichting context: vastlopende communiceer-processen zijn vaak verbonden aan de locatie of context waarbinnen ze plaatsvinden. Een andere context roept vaak ook andere processen op.

2. Inrichting spel: dialoog loopt regelmatig vast door gebrek aan variëteit in het gesprek. Als perspectieven te veel op elkaar lijken, is er het risico dat deelnemers slechts tot 1 conclusie komen en zichzelf en elkaar daarin bevestigen. Als het doel van de dialoog is om vooral ook andere oplossingen te verkennen, helpt het om bewust andere stemmen in te brengen.

3. Management van interacties: in elk dialoogproces doen altijd dominante en minder dominante stemmen mee. Als vooral de dominante stemmen te horen zijn, kan dat tot eenzijdige en niet-gedragen uitkomsten leiden. De kunst is dan het proces zodanig in te richten en te managen dat ook minder dominante stemmen hoorbaar worden.

4. Perspectieven verbinden: Conflicterende belangen baren begeleiders van dialoog vaak de grootste zorgen: hoe ga je effectief om met conflicterende belangen? Hoe verbind je perspectieven en belangen? Hiervoor zijn verschillende methoden voorhanden. Kijk bijvoorbeeld eens op mijn blog.    

5. Actie-reactiepatronen veranderen: het vijfde handvat voor effectieve dialoog is signaleren en ingrijpen bij interactiepatronen. Op deze pagina over interactiepatronen en in dit blogbericht vind je aangrijpingspunten.