Er zijn verschillende perspectieven op communiceren in
veranderingsprocessen die van elkaar verschillen in de mate waarin
communicatie wordt gezien als instrumenteel 'middel' of als proces
van betekenisgeving. Ze verschillen onderling nogal in
effectiviteit. En in de mate waarin ze weerstand tegen
verandering oproepen ..
Communicatie als "ding" of
middel
In het eerste en meest voorkomende perspectief wordt
communicatie als een middel gezien. Deze benadering komt vooral
veel voor in geplande veranderingsprocessen gekenmerkt door een
scheiding tussen denkers en doeners. Communicatie in verandering
wordt in dit perspectief vaak benaderd vanuit een instrumenteel
perspectief. Bedenkers van verandering geloven dat de aard en
noodzaak van geplande verandering duidelijk kan worden gemaakt en
dat mensen voor verandering kunnen worden gemobiliseerd via
communicatie als informatie- of overtuigingsmiddel. Communicatie
dient als legitimatie van de doelen en de veranderaanpak als dé
manier om het doel te bereiken. Daarnaast beoogt het duidelijk te
maken welke voordelen organisatieleden ondervinden van
veranderingen (vgl. Armenakis 2002).
Vanuit dit perspectief pogen veranderaars organisatieleden te
overtuigen van hun plannen met als doel hun gedrag te veranderen.
De achterliggende gedachte is om organisatie en medewerkers te
beïnvloeden en aan te zetten tot verandering middels overtuiging en
het overwinnen van weerstanden (Van Ruler 2004a). Communicatie
heeft daarnaast vaak als doel onzekerheidsreductie te
bewerkstelligen (vgl. Buono 1989; DiFonzo 1998). Ook wordt
communicatie wel gezien als middel om gemeenschappelijkheid,
identiteit, draagvlak en steun te creëren (vgl. De Ridder 2002;
Meyer 1997).
De veronderstelling bij dit instrumentele perspectief op
communiceren is dat 'weerstand' tegen verandering met communicatie
kan worden tegengegaan of voorkomen. Organisatieleden
kunnen warm gemaakt worden voor veranderingen door vanuit het
management op de juiste wijze te communiceren en aandacht te geven
aan individuele onzekerheden en bezorgdheden. Over communicatie
wordt vanuit dergelijke benaderingen dan ook vaak gesproken als
ware het een entiteit: het gaat vaak over 'de communicatie' in
plaats van over communiceren als proces. Maar communicatie is geen
instrumenteel 'ding' dat van veranderaars naar medewerkers gaat.
Evenmin zijn organisatieleden objecten die zich zomaar aanpassen
aan communicatieve boodschappen van veranderaars; zij praten terug.
Wanneer organisatieleden de plannen van het management niet
onderschrijven heeft het management een probleem; het zijn immers
organisatieleden die in belangrijke mate bepalend zijn voor het
succes van veranderingen (Van Ruler 2004a). Communicatie
als middel om mensen te informeren en te overtuigen van de aard en
noodzaak van veranderingen leidt niet vanzelfsprekend tot meer
duidelijkheid en een breed gedragen koers. Het overtuigen van
medewerkers om ingrepen in organisatiekenmerken te legitimeren,
leidt vaak zelfs tot cynisme en weerstand (Werkman
2006).
Communicatie als proces van
interactie en gezamenlijke betekenisgeving
Duidelijkheid over de veranderkoers en een gedragen koers
blijken juist samen te hangen met een positief beoordeelde aanpak,
dialoog en veranderen als een gezamenlijk proces (Werkman 2006).
Vanuit een interactief perspectief op veranderen, ondersteund door
interactieve veranderstrategieën wordt communicatie gezien als
wederzijds proces. Organisatieleden zijn positiever over
de verwachte uitkomsten van veranderingen als er aandacht is voor
het proces van veranderen en met complexiteit van verandering wordt
omgegaan door te streven naar participatie, delegatie,
decentralisatie en leren (vgl. Buelens 2000; Beer 2000; Boonstra
2004). Onderzoek toont aan dat zo'n gezamenlijke uitwerking van de
koers, doelen en aanpak steun en inzet voor veranderingen levert.
Hoe meer aandacht voor dialoog, programmatisch veranderen
en onderhandelen, hoe groter de uitkomstverwachting en de steun en
inzet.
Bron: proefschrift Werelden van
Verschil.