Het adagium 'beter, goedkoper en sneller,' is in veel organisaties
en bij veel projecten de praktijk van alledag. Dit brengt vaak een
behoorlijke drukte en hectiek tussen allerlei mensen met zich mee:
er moet worden afgestemd en tot overeenstemming gekomen, informatie
worden gedeeld, actie worden ondernomen… In dat proces gaan vaak
allerlei dingen mis: er ontstaat miscommunicatie tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer, spraakverwarring en
overdrachtsproblematiek tussen afdelingen of medewerkers onderling
in de keten, onverwachte en onvoorziene gebeurtenissen schoppen
planningen in de war, …
Gek genoeg nemen betrokkenen deze hectiek van alledag en de
tegenvallers die er het gevolg van zijn, vaak massaal voor
vanzelfsprekend: zij zien 'gewoon doorgaan' als de meest rationele
en logische keuze. Drie dominante, maar foute veronderstellingen
liggen ten grondslag aan deze aanname:
1. Er gaat nu eenmaal per definitie van alles mis in de onderlinge
samenwerking en uitwisseling
2. Daar kun je beter niet te lang bij stil blijven staan: we
hebben immers haast! Dus moeten er snel knopen worden doorgehakt en
beslissingen worden genomen.
3. Praatjes vullen geen gaatjes: praten over dergelijk 'gedoe'
kost tijd en lost niets op. Niet lullen maar poetsen!
Bovendien weten betrokkenen vaak niet hoe ze effectief met 'gedoe'
moeten omgaan. En dus nemen zij het voor lief en gaan gewoon door.
De gevolgen zijn vaak groot: als de oorzaken van tegenvallers niet
worden verkend en 'gedoe' niet wordt opgelost, resulteert dat in
fouten, grote overschrijdingen in tijd en budget en beloften die
niet worden niet waargemaakt. (plaatje dat verwijst naar de
voorbeelden van de grote, uit de klauwen gelopen ICT-projecten van
de overheid en in de zorg).
Titel: Interactiepatroon 'gewoon doorzetten in de hectiek van
alledag'
plaatje van patroon invoegen: interpersoonlijke hectiek van
alledag die om uitwisseling vraagt - miscommunicatie,
misverstanden, overdrachtsproblemen, verwarring - assumpties:
praten is zinloos, niet te lang bij stil blijven staan, knopen
doorhakken, doorgaan - sluimerende problemen worden niet
opgelost - meer hectiek, project dreigt te ontsporen -
etc.
Patronen doorbreken
Het probleem bij het patroon 'gewoon doorzetten in de hectiek van
alledag' is dus dat projectmanagers en -medewerkers de overtuiging
hebben dat te lang stilstaan bij zaken als miscommunicatie,
verwarring of overdrachtsproblematiek bij tegenvallers niet helpt.
Als gevolg kiezen zij bij stagnatie of hobbels in het proces voor
'snel knopen doorhakken' en 'doorgaan'. Dat is dweilen met de kraan
open, want de uiteindelijke oorzaak van projectfalen blijft
bestaan. Lessons learned-documenten en -sessies ondersteunen niet
omdat daarin niet de interactiepatronen worden geanalyseerd en
veranderd die tot de tegenvallers hebben geleid. De werkelijke
problematiek wordt niet opgelost en blijft het project (en de
daaropvolgende!) frustreren.
De eerste stap naar projectsucces is om de foutieve
veronderstelling dat vraagstukken in de onderlinge interactie en
uitwisseling niet te veranderen of om te buigen zijn, naar het rijk
der fabelen te verwijzen en het patroon 'gewoon doorzetten in de
hectiek van alledag' te doorbreken. Vervolgens is de uitdaging om
in de hectiek van alledag de rust te nemen om interactiepatronen
die hebben geleid tot de stagnaties te onderzoeken en de
aangrijpingspunten voor verandering te identificeren.